Hay una asimetría de la que ningún vendedor de software médico habla en su demo: la NOM-004 te obliga a conservar el expediente de cada paciente mínimo 5 años desde su última atención, pero tu proveedor de software no está obligado a existir 5 años. Las empresas de software cierran, se venden, cambian de modelo, descontinúan productos. Es normal, es el mercado. Lo que no es normal es que tu obligación legal quede montada sobre la esperanza de vida de una empresa que no controlas.
Y la obligación es tuya, no de ellos. Si mañana el sistema donde viven tus expedientes deja de operar y no puedes entregarle a un paciente, o a una autoridad, su expediente, el que responde eres tú. "Mi proveedor quebró" no es un eximente; es la descripción de cómo perdiste la custodia de algo que la ley te encargó custodiar.
Los tres escenarios, del peor al mejor
1. Tus expedientes viven solo en el servidor del proveedor
El modelo más común del software por suscripción. Mientras la empresa opera, todo funciona. Cuando deja de operar, o cuando dejas de pagar, tus expedientes están en una base de datos que no es tuya, en un servidor que alguien va a apagar. En el mejor de los casos te avisan con tiempo y te dan una ventana para exportar; en el peor, te enteras cuando la página ya no carga. Y las quiebras rara vez avisan con elegancia: para cuando el aviso llega, a veces ya no hay quien responda el correo de soporte.
2. Igual que el anterior, pero con exportación disponible
Mejor, si exportas a tiempo, y si el formato de exportación sirve de algo. Aquí está la letra chiquita que casi nadie revisa: exportar un PDF por paciente está bien para leer, pero ¿y los estudios de imagen?, ¿y la estructura de los datos, por si migras a otro sistema? Una exportación que solo existe en la teoría del contrato, o que requiere "contactar a soporte", vale exactamente lo que valga el soporte el día de la quiebra: nada.
3. El software y los datos viven contigo
El modelo tradicional que el SaaS volvió raro: el programa instalado funciona en tu equipo y los datos se guardan donde tú decides. Si el fabricante desaparece, pierdes las actualizaciones futuras y el soporte, pero el software de hoy sigue abriendo los expedientes de hoy, que es exactamente lo que tus 5 años de obligación necesitan. El riesgo se desplaza hacia ti (tus respaldos, tus equipos), pero es un riesgo que administras tú, no uno que dependa de la salud financiera de terceros.
La pregunta no es si tu proveedor es confiable. Es qué queda en tus manos el día que deje de serlo.
Las cuatro preguntas que debes hacer hoy (no el día del cierre)
Sirven igual si apenas vas a contratar tu primer sistema que si ya estás pensando en cambiar de software médico y migrar tus expedientes a otra plataforma:
- ¿Puedo exportar todos mis expedientes hoy, yo solo, sin pedirle nada a nadie? Si la respuesta involucra "solicitar a soporte", "según el plan contratado" o "aplican cargos", ya sabes cuánto vale esa puerta de salida.
- ¿En qué formato sale, y sirve fuera de su sistema? PDF legible por paciente como mínimo; datos estructurados si aspiras a migrar algún día; y los estudios de imagen incluidos, no "disponibles bajo solicitud".
- ¿El software funciona si sus servidores se apagan? Pregunta literal para hacerle al vendedor, viéndolo a los ojos. La incomodidad de la respuesta es información.
- ¿Qué dice el contrato sobre el cierre del servicio? Busca la cláusula de terminación: cuánto tiempo de aviso, qué pasa con tus datos, quién paga la exportación. Si el contrato no dice nada, la respuesta es "lo que la empresa decida ese día".
Con las cartas sobre la mesa
Esta pregunta fue una de las razones de diseño de TraumaCore, así que la respondo con su propio estándar: los expedientes viven cifrados en tu equipo y en tu propio Google Drive, no en servidores míos, porque no existen servidores míos con expedientes. La exportación completa por paciente (PDF y formato estructurado, con constancia de integridad) es un botón tuyo, no un favor de soporte, y jamás se bloquea, ni siquiera sin licencia. Y la licencia se verifica matemáticamente en tu equipo, sin servidor de activación: si TraumaCore desapareciera mañana, tu software seguiría funcionando exactamente igual. No porque yo sea confiable, porque el diseño no te pide confiar en mí.
Puedes probarlo completo, hasta 5 pacientes, sin registrarte.
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